O factură emisă în România trebuie să conțină cel puțin informațiile din art. 319 alin. (20) din Codul fiscal 1. Pentru firme se adaugă cerințele din Legea societăților, iar unele mențiuni apar doar în anumite situații, de exemplu la taxare inversă sau TVA la încasare. Mai jos sunt grupate după ce ai de completat, nu în ordinea literelor din lege.
Ce trebuie să apară pe orice factură
- Numărul și data. Un număr de ordine care identifică factura în mod unic, în una sau mai multe serii, plus data emiterii. Dacă livrarea, prestarea sau încasarea avansului are altă dată decât emiterea, trece și acea dată. Factura se emite cel târziu până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea sau prestarea 2.
- Furnizorul. Denumirea, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, dacă nu ești plătitor, codul de identificare fiscală.
- Clientul. Denumirea sau numele și adresa. Codul de TVA sau codul fiscal al clientului apare când acesta este persoană impozabilă sau persoană juridică neimpozabilă. Pentru o persoană fizică, Codul fiscal nu cere CNP-ul.
- Ce vinzi. Denumirea și cantitatea bunurilor sau denumirea serviciilor, prețul unitar fără TVA și baza de impozitare pe fiecare cotă sau scutire. Reducerile care nu sunt deja incluse în prețul unitar se trec separat.
- TVA-ul. Cota aplicată și suma taxei, exprimată în lei, pe fiecare cotă. Asta contează la facturile în valută: totalul poate fi în euro, dar TVA-ul trebuie să apară și în lei.
Mențiuni care apar doar în anumite situații
Literele k)–r) ale aceluiași alineat cer un text anume pe factură, doar când situația se aplică:
- „taxare inversă”, când clientul este cel care datorează TVA-ul;
- „TVA la încasare”, dacă aplici acest sistem;
- trimiterea la prevederea legală, când operațiunea este scutită de TVA;
- „autofactură”, când factura e emisă de client în numele furnizorului;
- mențiunile pentru regimurile speciale: agenții de turism, bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecție și antichități;
- o referire la factura sau documentul anterior, când pentru aceeași operațiune se emit mai multe documente, de exemplu la stornare sau la factura finală după un avans.
Dacă firma are un reprezentant fiscal în România sau clientul străin are unul, pe factură apar și datele reprezentantului.
Ce cere Legea societăților
Separat de Codul fiscal, art. 74 din Legea nr. 31/1990 cere ca orice factură emisă de o societate să arate denumirea, forma juridică, sediul și codul unic de înregistrare. Un SRL trebuie să treacă și capitalul social, iar o societate pe acțiuni capitalul subscris și cel vărsat 3. Lipsa lor e contravenție, cu amendă între 2.500 și 5.000 de lei 4. Capitalul social e omis des pe facturi, mai ales după ce se modifică.
Ce nu e obligatoriu
Semnătura și ștampila nu sunt elemente obligatorii ale facturii 5, nici pe hârtie, nici în format electronic. Nu e nevoie de nicio mențiune pe factură care să spună asta. La fel, datele delegatului sau ale mijlocului de transport nu fac parte din lista din Codul fiscal. Dacă le trece cineva, o face pentru evidența proprie sau pentru avizul de însoțire.
Factura simplificată
Când valoarea, inclusiv TVA, nu depășește 100 de euro, poți emite o factură simplificată 6. Aceasta conține mai puține informații: data emiterii, cine vinde, ce se vinde, suma taxei sau datele necesare pentru calculul ei. Alin. (13) permite, prin ordin al ministrului, facturi simplificate și pentru valori între 100 și 400 de euro.
Ce schimbă e-Factura
Între firme stabilite în România, se consideră factură doar documentul care respectă condițiile din OUG nr. 120/2021, adică cel transmis prin sistemul RO e-Factura 7. Informațiile de mai sus nu dispar, ci ajung în câmpurile fișierului XML. Corespondența dintre ce vezi pe o factură clasică și câmpurile XML e explicată în ghidul despre trecerea de la factura clasică la XML.
În ArenaFacturel
Pe formularul de factură, seria și numerotarea vin din Setări → Serii documente, iar data emiterii și scadența se completează pe fiecare document. La client ai câmpurile pentru cod fiscal și pentru „Plătitor de TVA”. Pe fiecare linie ai unitatea de măsură, cantitatea, prețul, discountul și cota de TVA, deci reducerile apar separat de preț, cum cere legea.
Pentru mențiuni precum „taxare inversă” sau trimiterea la factura inițială folosește câmpul Mențiuni, care apare pe factură. Nota internă rămâne doar la tine și nu se tipărește. Înainte de prima factură reală, generează un PDF de probă și verifică pe el că apar forma juridică și capitalul social al firmei.
