Termeni şi Condiţii

1. Definiții

SITE: domeniul www.arenafacturel.ro, operat de Arena Web Concept S.R.L.

PLATFORMA: aplicația software de facturare online (SaaS), disponibilă prin intermediul SITE-ului.

FURNIZOR: Arena Web Concept S.R.L., CUI 27157539, J07/217/2010, cu sediul în Oraș Săveni, Jud. Botoșani.

UTILIZATOR: orice persoană care accesează sau folosește PLATFORMA.

UTILIZARE ABUZIVĂ: folosirea serviciului contrar legii sau intereselor FURNIZORULUI.

2. Acceptarea Termenilor

Prin utilizarea platformei, utilizatorul acceptă prezentul document cu valoare contractuală.

FURNIZORUL își rezervă dreptul de a modifica acești termeni, iar utilizarea în continuare implică acceptarea modificărilor.

Utilizarea platformei implică și acceptarea Politicii de Confidențialitate și Politicii de Cookies.

3. Modul de utilizare a Platformei

Crearea contului necesită confirmarea unei adrese de email valide.

• Plan Gratuit: până la 30 documente/lună (facturi, chitanțe, e-Factura primite).
• Planuri Plătite: funcționalități extinse, cu plată lunară sau anuală.

În caz de neplată, contul trece automat la planul gratuit, fără ștergerea datelor.

4. Plăți, Abonamente și Politica de Rambursare

4.1. Natură B2B și inexistența dreptului de retragere
Serviciile sunt destinate exclusiv persoanelor juridice (B2B). În consecință, dreptul legal de retragere aplicabil consumatorilor nu se aplică.

4.2. Plăți nereambursabile
Toate sumele achitate pentru abonamente, servicii suplimentare sau alte taxe sunt nereambursabile. Nu se acordă rambursări totale sau parțiale, inclusiv pro-rata, pentru perioade începute, neutilizate sau pentru dezabonări/rezilieri efectuate înainte de expirarea perioadei deja plătite.

4.3. Durata accesului după anulare
În cazul în care UTILIZATORUL anulează abonamentul, accesul la funcționalitățile incluse rămâne activ până la finalul perioadei de facturare deja achitate. La expirare, contul este trecut automat pe planul gratuit, fără ștergerea datelor.

4.4. Reînnoire și neplată
Abonamentele pot fi reînnoite lunar/anual, după caz. În lipsa plății la scadență, accesul la funcționalitățile premium este suspendat, iar contul trece pe planul gratuit. FURNIZORUL poate relua accesul premium după confirmarea plății.

4.5. Dispute de plată și refuzuri (chargeback)
Contestarea nejustificată a unei plăți (ex. chargeback) conferă FURNIZORULUI dreptul de a suspenda sau închide contul până la clarificare și de a recupera pe cale amiabilă sau judiciară costurile aferente (comisioane procesator, penalități, cheltuieli).

4.6. Facturare și taxe
Facturile sunt emise conform datelor de identificare furnizate de UTILIZATOR. Tarifele nu includ taxe indirecte decât dacă se menționează explicit. UTILIZATORUL este responsabil de corectitudinea datelor de facturare și de achitarea la timp a obligațiilor.

5. Limite de documente, e-Factura și comportamentul serviciului

Prezenta secțiune definește modul de funcționare al serviciului când este atins numărul de documente inclus în planurile cu limită de documente, precum și regulile pentru planul nelimitat și cel gratuit.

5.1. Planuri cu număr de documente (limitate)

• e-Factura: continuă să importe/transmită documente din/în e-Factura până la atingerea limitei. După atingerea limitei, dacă până la data reînnoirii mai sunt mai mult de 3 zile și planul nu a fost upgradat, integrarea e-Factura se oprește automat până la reînnoire sau upgrade.
• Creare documente noi: nu se pot adăuga documente noi (facturi, proforme, chitanțe etc.) după atingerea limitei, până la reînnoirea perioadei sau upgrade.
• Acces la date: funcțiile de vizualizare, descărcare și export rămân disponibile.

5.2. Plan Nelimitat

• Serviciul nu are limită de documente. Doar integrarea e-Factura se oprește după 7 zile de la atingerea unor constrângeri operaționale (ex. neplată/expirare), urmând a fi reluată la remedierea cauzei.

5.3. Plan Gratuit

• La atingerea numărului de documente inclus în planul gratuit, e-Factura se oprește imediat.
• Nu se pot adăuga documente noi până la începutul noii perioade sau până la upgrade.
• Vizualizarea, descărcarea și exportul rămân active.

6. Drepturi de proprietate intelectuală

Toate drepturile asupra PLATFORMEI aparțin FURNIZORULUI. UTILIZATORUL primește doar drept de utilizare limitat.

7. Alte obligații ale utilizatorului

• Nu va folosi platforma în scopuri ilegale sau frauduloase.
• Nu va partaja datele de acces.
• Nu va încerca să acceseze codul sursă sau să interfereze cu funcționarea aplicației.

8. Limitarea răspunderii

FURNIZORUL nu răspunde pentru pierderi indirecte sau prejudicii cauzate de utilizarea incorectă a aplicației.

Răspunderea totală este limitată la valoarea abonamentului plătit în ultimele 3 luni.

9. Protecția datelor (GDPR)

Datele sunt prelucrate conform Regulamentului (UE) 2016/679.

Drepturi: acces, rectificare, ștergere, portabilitate, opoziție, plângere la ANSPDCP.

Criptare completă a datelor. La cerere, datele pot fi anonimizate în relații B2B.

10. Backup și păstrarea datelor

Backup zilnic, păstrat 30 de zile. Datele se păstrează pe termen nelimitat cât timp contul este activ.

Conturi fără activitate și fără documente timp de 12 luni se șterg automat.

După 2 ani de inactivitate, contul este notificat. Dacă nu se răspunde, contul este șters definitiv.

11. Exportul datelor

UTILIZATORUL poate solicita exportul datelor într-un format structurat, în limita posibilităților tehnice actuale.

12. Cookies

Site-ul folosește cookies pentru funcționalitate și analiză. UTILIZATORUL poate controla preferințele din browser.

13. Link-uri externe

FURNIZORUL nu răspunde pentru politicile site-urilor externe la care există link-uri din cadrul SITE-ului.

14. Comunicări

Comunicările oficiale se trimit la adresa de email folosită la înregistrare. Confirmarea contului este obligatorie pentru activare.

15. Legea aplicabilă

Documentul este guvernat de legea română. Litigiile vor fi soluționate în instanțele competente din Jud. Botoșani.

16. Responsabilitatea conținutului facturilor

UTILIZATORUL este singurul responsabil pentru conținutul documentelor generate în cadrul platformei (facturi, chitanțe, e-Factura etc.). FURNIZORUL nu verifică, nu modifică și nu intervine asupra conținutului acestor documente și nu exercită nicio formă de control asupra legalității, exactității sau caracterului complet al datelor introduse.

UTILIZATORUL declară că înțelege că toate informațiile completate (inclusiv denumirea produselor/serviciilor, valorile, datele de identificare ale clienților etc.) sunt introduse pe propria răspundere și își asumă întreaga responsabilitate fiscală, contabilă și legală pentru acestea.

FURNIZORUL nu poate fi tras la răspundere în nicio situație pentru eventuale erori, fraude, declarații false sau activități comerciale ilegale derulate prin utilizarea aplicației.

17. Limitarea răspunderii pentru servicii externe

FURNIZORUL utilizează servicii externe (terți) pentru furnizarea anumitor funcționalități ale platformei, cum ar fi: transmiterea automată de facturi prin sistemul e-Factura (API ANAF), găzduirea datelor și furnizarea infrastructurii IT.

UTILIZATORUL înțelege și acceptă că eventualele disfuncționalități, indisponibilități sau erori apărute în funcționarea serviciilor furnizate de acești terți nu sunt imputabile FURNIZORULUI. În mod special, Arena Web Concept S.R.L. nu poate fi trasă la răspundere pentru:

• nefuncționarea sau limitarea serviciului e-Factura din cauza indisponibilității platformei ANAF;
• întârzieri sau eșecuri în transmiterea documentelor generate prin API-uri oficiale ANAF;
• indisponibilitatea temporară a platformei din cauza întreruperii serviciilor de hosting sau infrastructură tehnică (servere, stocare, rețea, etc.).

FURNIZORUL se angajează să depună toate eforturile rezonabile pentru remedierea rapidă a oricăror probleme apărute, însă nu își asumă nicio răspundere pentru prejudiciile directe sau indirecte cauzate de întreruperi care nu țin de controlul său direct.

18. Forță Majoră

FURNIZORUL nu poate fi considerat responsabil pentru neexecutarea sau executarea cu întârziere a obligațiilor contractuale în cazul în care acestea se datorează unor evenimente de forță majoră.

Prin forță majoră se înțelege orice eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil și inevitabil, cum ar fi, fără a se limita la: război, revolte, cutremure, inundații, incendii, epidemii, atacuri cibernetice majore, indisponibilitatea infrastructurii internet, blocaje legale ale ANAF sau altor autorități.

În caz de forță majoră, obligațiile afectate vor fi suspendate pe durata evenimentului, fără ca părțile să poată cere daune-interese.

19. Furnizarea serviciului „ca atare” („as-is”)

PLATFORMA este oferită „ca atare” („as-is”), „în funcție de disponibilitate” („as available”) și „fără garanții” explicite sau implicite.

FURNIZORUL nu garantează că serviciul va funcționa fără erori sau întreruperi, că va satisface toate cerințele specifice ale UTILIZATORULUI ori că va fi compatibil cu toate sistemele informatice existente.

UTILIZATORUL acceptă că utilizează serviciul pe propria răspundere și că FURNIZORUL nu poate fi ținut responsabil pentru utilizarea sa într-un anumit scop, pentru pierderi de date, venit sau profit.

20. Destinat exclusiv persoanelor juridice

Platforma ArenaFacturel se adresează exclusiv utilizatorilor persoane juridice. Nu este destinată consumatorilor persoane fizice, minorilor sau altor categorii protejate de legislația privind drepturile consumatorilor.

Prin crearea contului, utilizatorul declară că acționează în nume profesional, în scopul desfășurării unei activități comerciale, și că are capacitatea legală de a încheia acest acord.

21. Mentenanță și întreruperi temporare

FURNIZORUL efectuează periodic lucrări de mentenanță, actualizări tehnice și îmbunătățiri ale serviciului, inclusiv corecții de securitate și optimizări ale funcționalităților.

Aceste lucrări pot implica întreruperi temporare ale accesului la platformă, de regulă cu o durată de maximum 5 minute. În timpul mentenanței, este afișată o pagină informativă specifică.

Actualizările care implică modificări mai ample sunt planificate, pe cât posibil, în afara orelor de lucru sau în weekend.

UTILIZATORUL acceptă aceste întreruperi ca parte integrantă a furnizării serviciului și înțelege că ele sunt esențiale pentru menținerea securității și stabilității aplicației.

22. Cesionarea și transferul serviciului

FURNIZORUL își rezervă dreptul de a cesiona sau transfera acest contract, integral sau parțial, către afiliați, parteneri sau în cadrul unei reorganizări (ex: fuziune, achiziție), cu notificarea utilizatorului.

UTILIZATORUL nu poate transfera drepturile și obligațiile sale fără acordul scris al FURNIZORULUI.

23. Nulitate parțială

Dacă oricare dintre prevederile prezentului document este considerată nelegală, nulă sau inaplicabilă de către o instanță competentă, restul clauzelor vor rămâne în vigoare și își vor produce efectele în continuare.

24. Cesionarea și transferul serviciului

FURNIZORUL își rezervă dreptul de a cesiona sau transfera acest contract, integral sau parțial, către afiliați, parteneri sau în cadrul unei reorganizări (ex: fuziune, achiziție), cu notificarea utilizatorului.

UTILIZATORUL nu poate transfera drepturile și obligațiile sale fără acordul scris al FURNIZORULUI.

25. Recomandare privind obligațiile legale e-Factura (transparență)

Pentru transparență, menționăm că utilizarea modulului e-Factura în relația cu ANAF implică îndeplinirea unor obligații legale ce revin UTILIZATORULUI, în temeiul legislației fiscale aplicabile (2024–2025):

• Transmiterea facturilor: în termen de maximum 5 zile calendaristice de la emitere, către sistemul RO e-Factura, acolo unde regimul juridic impune (B2B pentru bunuri cu risc fiscal ridicat și, potrivit extinderilor legislative succesive, pentru alte categorii conform calendarului legal; B2C unde este aplicabil).
• Arhivarea: păstrarea facturilor electronice minimum 10 ani, într-o formă care să asigure integritatea și lizibilitatea acestora, inclusiv a semnăturilor și marcajelor electronice, conform legii.
• Încadrarea corectă B2B/B2C: respectarea cerințelor legale pentru transmiterea în RO e-Factura în relațiile B2B și, după caz, B2C, în funcție de obligațiile introduse/actualizate prin actele normative aplicabile în 2024–2025.

Prezenta recomandare are caracter informativ și nu transferă către FURNIZOR obligațiile legale ale UTILIZATORULUI. UTILIZATORUL rămâne singurul responsabil pentru conformitatea fiscală, termenele de transmitere și arhivare, precum și pentru actualizarea procedurilor interne în raport cu modificările legislative.

Notă: Platforma facilitează integrarea cu RO e-Factura, însă obligația de a respecta termenele și condițiile impuse de lege aparține UTILIZATORULUI.

26. Contact

Arena Web Concept S.R.L.

Email: info@arenafacturel.ro

Tel: 0767.741.999