Când facturile recurente pleacă singure la o dată fixă, stocul pentru ele trebuie pus deoparte înainte de acea dată, nu în ziua emiterii. Practic, iei două decizii: când rezervi cantitatea pentru următorul ciclu și după ce stoc calculezi pragul de reaprovizionare. Pragul se calculează pe stocul rămas după rezervări, nu pe stocul fizic.
De ce recurența strică pragurile obișnuite
La vânzările ocazionale, cererea vine zilnic, câte puțin, iar un prag de tipul „comand când scad sub 30 de bucăți” funcționează. La abonamente, cererea e cunoscută dinainte, dar vine toată odată. Dacă 40 de clienți primesc câte 3 bucăți pe 1 ale lunii, pe 1 ies 120 de bucăți într-o singură rundă. Stocul fizic poate arăta liniștitor pe 28 ale lunii și să nu ajungă pe 1. Mai rău, vânzările ocazionale din zilele dinainte consumă exact marfa de care abonații au nevoie.
Patru moduri de a rezerva
- La activarea abonamentului. Pui deoparte cantitatea pentru următoarea livrare din ziua în care clientul semnează. Este cea mai sigură variantă pentru produse greu de procurat. Costul ei e stocul blocat pentru clienții care reziliază înainte de livrare.
- Într-o fereastră înainte de livrare. Rezervi cu un număr fix de zile înainte de emitere, de exemplu 10. Fereastra trebuie să fie cel puțin cât durează furnizorul să livreze, altfel rezervarea vine prea târziu ca să mai poți comanda.
- Parțial, apoi completezi. Pentru clienții cu volume variabile, rezervi un minim, de exemplu două treimi din cantitatea obișnuită, și completezi după ce clientul confirmă comanda finală.
- După încasare. Rezervi doar pentru clienții care au plătit ciclul anterior. Reduce marfa blocată pentru rău-platnici, dar o folosești doar dacă poți livra repede după plată.
Nu trebuie să alegi o singură regulă pentru tot portofoliul. O firmă de distribuție poate rezerva la activare pentru cafeaua de import, care vine în trei săptămâni, și într-o fereastră de 5 zile pentru paharele de unică folosință pe care le are de la un furnizor local.
Un exemplu de calcul
Să zicem că vinzi un produs în două feluri: 40 de abonați primesc câte 3 bucăți pe 1 ale lunii, iar ocazional mai vinzi în jur de 2 bucăți pe zi. Furnizorul livrează în 10 zile de la comandă.
- Partea recurentă are un necesar fix: 120 de bucăți pe 1 ale lunii. Pentru ea, pragul e o dată, nu o cantitate. Dacă vrei marfa în depozit cu 5 zile înainte de rundă, comanda pleacă cel târziu pe 16 ale lunii anterioare.
- Partea ocazională folosește pragul clasic: consumul din timpul aprovizionării (2 × 10 = 20 de bucăți) plus un stoc de siguranță, de exemplu 5 zile de vânzări (10 bucăți). Pragul iese 30 de bucăți.
- Combinarea lor: compari pragul de 30 cu stocul disponibil, adică stocul fizic minus cele 120 rezervate. Cu 140 de bucăți pe raft și 120 rezervate, ai de fapt 20 disponibile, sub prag, deci comanzi acum. Dacă te uitai doar la cele 140, ai fi crezut că ești acoperit.
Cifrele sunt ilustrative. Ce merită păstrat e logica: partea recurentă o planifici după calendar, partea ocazională după prag, iar pragul îl aplici pe stocul rămas liber.
Ce verifici înainte de fiecare rundă
Cu câteva zile înainte de emitere, compară cantitatea totală din facturile recurente programate cu stocul din gestiune. Apoi uită-te la ce s-a schimbat de la ultimul ciclu: clienți care au renunțat, cantități modificate, abonați noi. La produsele cu termen de valabilitate, verifică și dacă loturile pe care le vei livra nu expiră curând după livrare. Dacă iese o lipsă, ai de ales: amâni emiterea pentru acel client, livrezi parțial și facturezi doar ce pleacă, sau comanzi de urgență. Decide asta înainte de rundă, nu după ce factura a plecat.
În ArenaFacturel
Facturile recurente se configurează în Vânzări → Facturi Recurente: alegi frecvența (de la zilnic la o dată la câțiva ani), câte facturi să se emită și dacă factura se trimite automat pe email clientului. Lista arată pentru fiecare recurență data următoarei emiteri. Din ea îți faci calendarul de verificare a stocului.
Dacă activezi Scade stocul la facturare din Setări → Gestiune, fiecare factură recurentă scade stocul când ajunge în starea Emisă. Aplicația nu rezervă stoc în avans pentru recurențe, așa că verificarea de dinainte de rundă o faci în Gestiune → Stocuri Produse, comparând cu cantitățile din recurențele care urmează.
